Dernier jour pour postuler: le 19 mars 2026
Salaire: 65 000 dollars par an
Heures de travail: Temps plein (temps partiel est aussi possible)

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Êtes-vous passionné(e) par l’organisation et l’administration ? Vous épanouissez-vous dans un environnement de soutien et de collaboration où votre souci du détail et vos compétences multitâches font une réelle différence ? L’ICREF est à la recherche d’une agente administrative enthousiaste, débrouillarde et soucieuse du détail pour se joindre à son équipe dynamique à Ottawa (Ontario). Il s’agit d’une occasion parfaite pour une personne qui aime le côté administratif d’une organisation et qui s’engage à demeurer dans un rôle administratif tout en appuyant une cause féministe et intersectionnelle.

L’ICREF est un organisme national féministe à but non lucratif qui se consacre à la recherche et à la documentation de la situation sociale et économique des femmes au Canada dans une optique féministe intersectionnelle. Alors que nous continuons à développer notre travail, nous sommes à la recherche d’une personne qui aime la structure de l’administration et qui est enthousiaste à l’idée de participer à notre mission.

Résumé du poste

En tant qu’agente administrative à temps plein, vous jouerez un rôle crucial dans le bon fonctionnement de l’ICREF. Vos principales responsabilités comprendront les tâches administratives générales, la communication avec les membres et les donateurs, et la fourniture d’un soutien administratif à l’équipe et aux différents projets. Ce poste est idéal pour quelqu’un qui aime s’assurer que tout fonctionne efficacement, qui est organisé et qui est fier de soutenir le travail d’une équipe dynamique.

Principales responsabilités

Tâches de bureau générales

• Répondre au téléphone, à la correspondance, au courrier électronique et aux demandes concernant le site web.
• Contrôler et répondre aux courriels envoyés à la boîte de réception générale de l’organisation. Trouver l’information pour répondre aux demandes et/ou rediriger les courriels aux destinataires visés.
• Coordonner les réponses aux demandes du public, en sollicitant l’avis de la directrice exécutive et du conseil d’administration si nécessaire.
• Maintenir les fournitures de bureau et les commander si nécessaire.
• Fournir une assistance administrative à la directrice exécutive.
• Fournir une assistance administrative aux projets de recherche.
• Classer et organiser les documents numériques tels que les contrats, les accords, et les factures.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs d’équipements et de services.
• Produire des factures et en assurer le suivi.
• Organiser des réunions hebdomadaires du personnel et d’autres réunions si nécessaire.
• Rédiger les résumés des réunions.
• Aider avec la traduction de documents et communications, au besoin.
• Effectuer d’autres tâches selon les besoins.

Finances

• Traitement de cheques et de factures.
• Faire la liaison avec l’agent financière de l’ICREF afin de produire des factures.

Conseil d’administration

• Planifier les réunions et les téléconférences du conseil d’administration et de ses comités.
• Coordonner les matériaux pour les réunions Zoom et en personne.
• Organiser la logistique des réunions du conseil d’administration et des événements/réunions liés aux projets.
• Tenir à jour les coordonnées des membres du conseil d’administration, la liste de distribution par courrier électronique et le site web.
• Assister aux réunions des comités du conseil d’administration et rédiger les procès-verbaux.

Publications

• Réaliser la mise en page des documents de recherche de l’ICREF et d’autres documents de projets de recherche, selon les besoins.
• Coordonner l’impression de tous les documents.
• Mise à jour, contrôle qualité, et formatage de documents au besoin, incluant les lettres, agendas et les documents de réunion.
• Vérifier régulièrement les commandes de publications sur le site web de l’ICREF.
• Déposer et enregistrer légalement les publications de l’ICREF selon les besoins (i.e. ISBN).
• Tenir à jour la liste des publications.

Qualifications

• Minimum de deux ans d’expérience administrative.
• Bien organisé et ingénieux, capable de hiérarchiser les tâches avec précision, d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de s’adapter à des circonstances changeantes.
• Aptitude à travailler en collaboration au sein d’une équipe et capacité à s’auto-motiver et à travailler de manière indépendante le cas échéant.
• Solides compétences interpersonnelles.
• Très bonnes compétences en matière de rédaction et de communication en français et en anglais, avec une attention particulière aux détails.
• Expérience avérée des procédures bureautiques habituelles.
• Expérience de l’utilisation des logiciels suivants : Word, Excel et Outlook.
• L’expérience et la connaissance de WordPress et des outils de distribution de courriels (Constant Contact) seront considérées comme un atout.
• Formation et expérience pertinentes pour le poste.
• Maîtrise de l’anglais et du français.

Aperçu du poste

Il s’agit d’un poste contractuel à temps plein d’une durée d’un an à compter de la date d’embauche, avec possibilité de prolongation. Nous pouvons, si nécessaire, réduire le nombre d’heures de travail pour ce poste avec un salaire au prorata.

Salaire et avantages sociaux: 65 000 dollars par an, 37.5 heures par semaine. Le régime de rémunération inclut un régime collectif de soin de santé payé par l’employeur. Deux semaines de vacances payées pour la première année seront accessibles après trois mois.
Heures de travail : 37,5 heures par semaine (ou à mi-temps)
Lieu de travail : Ottawa (hybride)

Égalité des chances

L’ICREF apprécie les compétences et les expériences uniques que chaque individu a à offrir et nous nous engageons à créer une organisation inclusive et accessible. Nous nous engageons à fournir des pratiques d’emploi accessibles et sans obstacles, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes en situation de handicap de l’Ontario (LAPHO). Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pour participer pleinement à nos processus de recrutement, veuillez-nous en informer lorsque nous vous contacterons.

L’ICREF est un employeur soucieux de l’égalité des chances et désireux de mettre en pratique ses valeurs dans tout ce que nous faisons. Nous nous engageons à prendre des mesures proactives pour offrir et créer des opportunités pour les groupes historiquement marginalisés. Nous recherchons des candidates qui renforceront notre engagement en faveur de la diversité, de l’égalité et de l’inclusion. Nous encourageons vivement les candidates qualifiées issus des groupes de femmes autochtones, noires et autres groupes racisés, les personnes 2SLGBTQI+, les femmes en situation de handicap et les autres membres des communautés marginalisées à envisager de travailler avec et pour l’ICREF. Nous reconnaissons que les barrières structurelles façonnent les expériences et les qualifications professionnelles, et nous cherchons donc à utiliser l’équité en matière d’emploi pour évaluer les candidatures qui répondent aux qualifications requises.

Si vous vous sentez à l’aise pour le faire, nous vous encourageons à vous identifier dans votre lettre de motivation comme membre d’un groupe méritant l’équité.

Les femmes et les personnes issues de la diversité sexuelle hésitent souvent à postuler lorsqu’elles ne répondent pas à 100 % des critères affichés. Si vous pensez correspondre à ce profil, veuillez postuler en indiquant vos points forts et vos possibilités d’évolution, même si vous ne possédez pas toutes les compétences que nous recherchons.

Comment postuler

Veuillez soumettre votre candidature par courriel à info@criaw-icref.ca d’ici le 19 mars 2026. Veuillez indiquer « Agente admin [Votre nom de famille] » dans l’objet du message.

Veuillez inclure :

• Une lettre de motivation indiquant comment vous répondez aux qualifications et aux compétences pertinentes que vous possédez et qui s’appliquent aux responsabilités de ce poste
• Un CV complet

Pour plus d’informations sur le l’ICREF, veuillez consulter notre site web : www.criaw-icref.ca